I 10 punti chiave per conoscere ed essere in regola con la normativa europea: dagli obblighi per le aziende ai rischi da evitare, dai diritti dell’interessato al data breach
di Martina Cianci*
Dal 25 maggio 2018, tutte le imprese che trattano dati personali sono tenute a rispettare il Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR). Per le piccole e medie imprese, spesso prive di strutture legali dedicate, la conformità può sembrare complessa. Tuttavia, con una gestione corretta e organizzata, è possibile trasformare l’obbligo normativo in un’opportunità di crescita e di fidelizzazione dei clienti. Il GDPR richiede alle PMI non solo di rispettare la norma, ma di costruire una cultura della protezione dei dati all’interno della propria organizzazione. Con approcci concreti e pianificati, anche le realtà più piccole possono adeguarsi, tutelare la propria attività ed elevare il livello di fiducia verso clienti, fornitori e dipendenti.
Il regolamento europeo unico
Il GDPR nasce per armonizzare la normativa in materia di privacy in tutta Europa, evitando che ogni Stato adottasse regole diverse, e per rafforzare la tutela dei cittadini nell’era digitale. L’assenza di norme omogenee rendeva difficili gli scambi commerciali e indeboliva la fiducia nel mercato unico digitale.
Indicazione per le aziende: comprendere che il GDPR non è solo un vincolo, ma un elemento che facilita l’accesso a mercati esteri, garantendo standard elevati di protezione.
Come aggiornare informativa privacy e consenso
Informativa Privacy
Deve essere:
· Chiara e comprensibile (non scritta in legalese)
· Specificare: chi è il titolare, quali dati vengono raccolti, per quali finalità, base giuridica, tempi di conservazione, destinatari dei dati, diritti dell’interessato.
Come agire:
Riscrivere tutte le informative, includendo ogni trattamento reale. Pubblicarle online o distribuirle in forma cartacea ai dipendenti/clienti.
Consenso
Il consenso deve essere:
· Espresso (niente caselle precompilate)
· Dimostrabile (va conservata una prova, ad esempio timestamp o firma)
· Revocabile in qualsiasi momento.
Come agire:
Rivedere i moduli di raccolta dati (siti web, contratti, newsletter) e aggiornarli.
Mantenere un registro dei consensi ricevuti.
I nuovi diritti dell’interessato: come gestirli
Il GDPR potenzia i diritti dei cittadini:
· Accesso: conoscere quali dati sono trattati
· Rettifica: correggere dati errati
· Cancellazione (quindi, l’oblio)
· Limitazione del trattamento
· Portabilità dei dati
· Opposizione al trattamento
Come agire:
Predisporre una procedura interna per rispondere alle richieste entro 30 giorni.
Tenere traccia delle richieste ricevute e delle risposte fornite.
GDPR e rapporto di lavoro: cosa cambia
Il trattamento dei dati dei lavoratori (buste paga, badge di accesso, email aziendali) deve seguire i principi di:
· Necessità (raccogliere solo i dati utili)
· Trasparenza (informare chiaramente i dipendenti)
· Minimizzazione (limitare l’accesso ai soli incaricati)
Come agire:
Redigere una specifica informativa per i dipendenti.
Formare il personale sull’uso corretto dei dati.
Aggiornare i contratti di lavoro inserendo riferimenti al GDPR.
Chi sono i responsabili e gli incaricati del trattamento?
· Responsabile del trattamento: un soggetto esterno (ad esempio, studio di consulenza, fornitore IT) che tratta dati per conto dell’azienda.
· Incaricati: dipendenti o collaboratori che, sotto la diretta autorità del titolare, gestiscono i dati.
Come agire:
Stipulare contratti specifici con i responsabili, con indicazione puntuale dei compiti.
Redigere lettere di nomina per incaricati, specificando le istruzioni sul trattamento.
Quando è obbligatorio il Responsabile della protezione dei dati (DPO)
Il DPO è obbligatorio se:
· L’azienda tratta dati su larga scala
· Svolge attività di monitoraggio sistematico
· Tratta dati sensibili (ad esempio salute, religione, opinioni politiche)
Come agire:
Valutare se si rientra nei casi obbligatori.
Se nominato, il DPO deve essere indipendente, competente e consultato per ogni decisione rilevante sulla privacy.
Il registro dei trattamenti: perché è fondamentale
Anche le PMI con più di 250 dipendenti o che trattano dati “a rischio” devono mantenere il registro dei trattamenti, indicando:
· Finalità
· Tipologia di dati
· Destinatari
· Misure di sicurezza
Come agire:
Creare un registro, anche in formato Excel o Word.
Aggiornarlo periodicamente.
Quando serve la valutazione d’impatto (DPIA)
È necessaria una DPIA quando:
· Si introduce una nuova tecnologia ad alto rischio (ad esempio sistemi di videosorveglianza con riconoscimento facciale)
· Si trattano dati sensibili su larga scala
· C’è un monitoraggio sistematico e automatizzato
Come agire:
Condurre un’analisi preliminare dei rischi prima di avviare un nuovo trattamento.
Coinvolgere il DPO (se nominato) e adottare misure preventive.
Cosa fare in caso di violazione dei dati (data breach)
Se si verifica una perdita o violazione dei dati:
· Notificare il Garante entro 72 ore, descrivendo il fatto e le contromisure.
· Informare i soggetti coinvolti se il rischio è elevato.
Come agire:
Predisporre una procedura di gestione degli incidenti.
Tenere un registro dei data breach.
Misure di sicurezza nel trattamento dei dati personali
La sicurezza non è mai standardizzata: deve essere adeguata al rischio. Alcuni esempi pratici:
· Crittografia dei dati sensibili
· Backup regolari
· Firewall e antivirus aggiornati
· Controllo degli accessi ai dati
· Formazione periodica dei dipendenti
Come agire:
Realizzare una mappatura dei rischi e implementare misure tecniche e organizzative coerenti.
Prevedere audit e controlli periodici.
*Responsabile Ufficio legal Training Consulting
A cura di Marco Camplone-Comunicazione d’impresa
Training Consulting Magazine 